La Ley 1581 de 2012 define como responsables y encargados así: el Responsable del Tratamiento de los datos personales es una persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros toma decisiones sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos (Ej. Municipio de Medellín). El Encargado es el que realice el tratamiento de los datos personales por cuenta del Responsable (ej. empresa encuestadora o contratista operador de un programa). El Municipio puede ser también encargado, es decir, tratar la información cuyo responsable es una entidad del orden nacional, como el DANE, el Ministerio de Salud o el Ministerio de Educación, por ejemplo.
Algunas de las obligaciones que tienen los encargados son: 1) garantizar el derecho de los ciudadanos a conocer, corregir, complementar o eliminar sus datos, cuando la ley no disponga otra cosa; 2) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; 3) realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos; 4) tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares; 4) y permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
En el Municipio de Medellín se cumple esta obligación de conformidad con la directriz impartida por la Secretaría General en la Decreto 1096 de 2018. Consúltala en ASTREA, Biblioteca Jurídica Virtual.
