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Programa de gestión documental

Dando cumplimiento al artículo 21 de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos para Colombia, artículo 15 y 17 de la Ley 1712 de 2014 Transparencia y Acceso a la Información y artículo 2.8.2.5.8 literal c) del Decreto 1080 de 20151 del Ministerio de Cultura, la Alcaldía de Medellín diseñó el PGD, el cual le permitirá contar con lineamientos que se pretenden desarrollar en un corto, mediano y largo plazo, buscando la articulación con los diferentes planes, programas, proyectos, políticas y Sistema Integral de Gestión -SIG (Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Control Interno) de la entidad.

El PGD atiende a la metodología propuesta en el Manual de implementación de un PGD2 expedido por el Archivo General de la Nación - AGN y partiendo de la elaboración de un diagnóstico de archivo, el cual permitió identificar las fortalezas y los aspectos por mejorar de la Alcaldía de Medellín, resultado que dio lugar a la definición de directrices y lineamientos para la administración de archivos y gestión documental indistintamente del soporte, medio de registro y almacenamiento.

Por otra parte, es necesario resaltar que los procesos de la gestión documental (Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias, Disposición de los Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración) fueron diseñados y actualizados, atendiendo siempre a la realidad institucional; de esta forma se cumplieron aspectos normativos y requisitos del SIG. Así mismo se diseñaron los Programas Específicos requeridos en la etapa 4 según el Manual de Implementación del PGD y se declararon los lineamientos a que hubo lugar.

Con el diseño de este instrumento archivístico, la Alcaldía de Medellín orientará sus esfuerzos a la implementación de buenas prácticas y procedimientos que permitan salvaguardar el patrimonio nacional, garantizando el acceso a los ciudadanos y articulando sus distintos sistemas de información y procesos administrativos con la Gestión Documental.


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