AstreaManual de usuario / Número 50 / 31 de diciembre de 2019 / Medellín - Publicación quincenal
 
 
 

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DECRETO 1096 DE 2018

(diciembre 28)

GACETA OFICIAL. AÑO XXV. N. 4576. 18, ENERO, 2019. PÁG. 41.

ALCALDIA DE MEDELLÍN

Por medio del cual se deroga el decreto no. 01693 de 2015 y se adopta la política para el tratamiento de datos personales en el municipio de medellín el alcalde de medellín

EL ACALDE DE MEDELLÍN

En uso de las atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por los artículos 15, 20 y 315 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y,

CONSIDERANDO QUE

a) La Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, establece en el Art. 2° el ámbito de aplicación de la Ley, dentro del cual se encuentran las entidades de naturaleza pública, que realicen el tratamiento de datos personales en el territorio colombiano.

b) El Municipio de Medellín es una persona jurídica de carácter público que tiene registrados en su bases los datos personales de diferentes Titulares, por lo que debe dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

c) La Ley 1581 de 2012 estableció en su Art. 17 literal k, el deber para los responsables del tratamiento de datos personales de adoptar una política para garantizar el cumplimiento de la Ley.

d) El Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”, establece en su Art. 13 como información mínima que debe contener la mencionada política, la siguiente:

1. Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.

2. Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando ésta no se haya informado mediante el Aviso de Privacidad.

3. Derechos que le asisten como Titular.

4. Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.

5. Procedimiento para que los Titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

6. Fecha de entrada en vigencia de la política de Tratamiento de la información y periodo de vigencia de la base de datos.

e) Mediante el Decreto No. 01693 de 2015, el Municipio de Medellín adoptó un “Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales en el Municipio de Medellín” el cual, no obstante, no contiene la información referida en el literal anterior de forma completa.

f) Resulta por tanto necesario derogar el mencionado Decreto, a fin de expedir uno nuevo que consagre la Política de Tratamiento de Datos Personales, de conformidad con los requisitos exigidos en Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

En mérito de lo expuesto el Alcalde de Medellín,

DECRETA:

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ARTÍCULO PRIMERO. Derogar el Decreto No. 01693 de 2015 “Por medio del cual se adopta El Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales en el Municipio de Medellín”.

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ARTÍCULO SEGUNDO. Adoptar la Política para el Tratamiento de Datos Personales en el Municipio de Medellín, de conformidad con los requisitos establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la cual está contenida en el anexo que forma parte integral de este decreto.

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ARTICULO TERCERO. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las disposiciones del presente decreto aplican a todos los procesos del Municipio de Medellín.

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ARTICULO CUARTO. VIGENCIA. Este Decreto rige a partir de la fecha de su publicación en la Gaceta Oficial.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

FEDERICO GUTIÉRREZ ZULUAGA

Alcalde de Medellín

VERÓNICA DE VIVERO ACEVEDO

Secretaria de despacho

Secretaría General

ANEXOS.

1. Política para el Tratamiento de Datos Personales en el Municipio de Medellín

2. Memoria justificativa.

POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES MUNICIPIO DE MEDELLÍN

El Municipio de Medellín, identificado con el NIT 8909052111, cuyo centro administrativo se encuentra ubicado en la Calle 44 No. 52 – 165, es una entidad comprometida y responsable con la privacidad y la seguridad de los Datos Personales de sus ciudadanos, usuarios, contribuyentes, empleados, servidores públicos, contratistas y todas las demás personas de las cuales almacena datos personales. La información es recolectada en ejercicio de las funciones legalmente establecidas para la entidad, esto es, el desarrollo de su objeto misional y actividades conexas y, adicionalmente, en virtud de relaciones legales, comerciales, laborales, entre otras.

En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 se adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual es de obligatoria aplicación en todos los procesos que involucren, total o parcialmente, recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia o transmisión de esa información y, en esa medida, todas la personas relacionadas de forma directa o indirecta con esta institución, y de las cuales estén incluidos en la actualidad Datos Personales en sus bases de datos, o que ingresen en el futuro por cualquiera de los medios de recopilación de información que el Municipio de Medellín dispone, podrán conocer el procedimiento de recolección, conservación y tratamiento de los Datos Personales, así como los derechos, garantías, procedimientos y canales de atención para hacerlos efectivos, tal como se indica más adelante.

I. DEFINICIONES DE SU INTERÉS:

- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a varias personas naturales determinadas o determinables.

- Base de datos: Conjunto de datos personales organizados sistematizadamente para su posterior tratamiento.

- Autorización: Consentimiento expreso, previo e informado del Titular del dato personal, para llevar a cabo un tratamiento.

- Tratamiento: Operaciones o actividades que se pueden realizar con los datos personales, entre las cuales se encuentran: la recolección, uso, copia, transferencia, transmisión o supresión.

- Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

II. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

 La información suministrada por el Titular será incluida en las bases de datos del Municipio de Medellín para llevar a cabo acciones relacionadas con sus funciones legales y su objeto misional, lo que comprende todas sus competencias funcionales incluyendo, sin limitación, todos los trámites, gestiones, servicios, consultas, notificaciones, registros, ente otros, que se requiera realizar en virtud de la relación que se tenga o establezca con éste y de acuerdo con el tipo de base de datos en la que se encuentre incluido y el objeto específico de la misma. Igualmente, con el fin de brindar un excelente servicio a todos los usuarios, para dar efectivo cumplimiento a todas las obligaciones legales y contractuales y para lograr relaciones más efectivas, agiles y seguras con los diferentes Titulares de datos personales.

III. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

Actuará como Responsable del Tratamiento de los Datos Personales el Municipio de Medellín, identificado con el NIT 890905211-1.

 El Municipio de Medellín podrá entregar o dar acceso a terceros a los datos personales que recopile y trate, caso en el cual dichos terceros actuarán como Encargados del Tratamiento y estarán sujetos a los deberes y obligaciones que para tal figura prevé la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

IV. FORMA EN LA CUAL SE OBTIENEN LOS DATOS PERSONALES:

 Los datos personales que obtiene y almacena el Municipio de Medellín, son suministrados voluntaria y directamente por sus Titulares, a través de contacto personal, Llamadas telefónicas, página de internet, celebración de contratos, eventos o correos electrónicos.

V. DATOS PERSONALES QUE SON ALMACENADOS POR EL MUNICIPIO DE MEDELLÍN:

 Los datos personales almacenados por el Municipio de Medellín dependen de la relación directa o indirecta que tenga con el Titular y la función legal o competencia que desarrolle en cada caso concreto, para lo cual podrá ser necesario obtener por parte del Titular, de manera enunciativa más no taxativa, su nombre, dirección, número telefónico, dirección de residencia, correo electrónico, fecha de nacimiento, ocupación, estado civil, grado de escolaridad, salario/ ingresos, afiliación al sistema de seguridad social, entre otros. Esta información será usada para la finalidad descrita en la presente política de privacidad y protección de datos personales y tratada de forma segura y cuidadosa.

VI. DEBERES DEL RESPONSABLE DE LOS DATOS PERSONALES:

- Garantizar de manera efectiva al Titular de los datos el ejercicio de sus derechos, conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

- Solicitar y conservar prueba de autorización emitida por el Titular de los Datos Personales para el tratamiento de sus datos, cuando dicho tratamiento corresponda a una actividad no contemplada dentro de las competencias funcionales de la entidad, o que se requiera divulgar los datos a terceros distintos de los mencionados en el Capítulo II de la presente Política.

- Informar al Titular de los Datos Personales sobre la finalidad del tratamiento de sus datos y las políticas de protección que se han adoptado para estos, cuando ello sea posible.

- Conservar los Datos Personales según la finalidad para la cual fueron recolectados y bajo las condiciones de seguridad apropiadas, las cuales pretendan evitar la adulteración, pérdida, consulta, uso o el acceso no autorizado.

- Actualizar y corregir los Datos Personales conforme a las solicitudes de rectificación o actualización que sean presentadas por el Titular de la información.

- Dar trámite y respuesta a las consultas y reclamos en los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado tratamiento de los Datos Personales.

- Implementar las medidas de seguridad de datos personales, atendiendo las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en la materia.

- Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.

- En general, tratar los datos personales de conformidad con sus competencias funcionales y atendiendo los propósitos y finalidades establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

VII. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES Y, ANTE SU FALTA ABSOLUTA, A SUS CAUSAHABIENTES:

 En los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los derechos que le asisten al Titular de los Datos Personales y ante su falta absoluta, a sus causahabientes, son los siguientes:

- Derecho a consultar sus datos personales en forma gratuita y a conocer si los mismos están siendo objeto de cualquier tratamiento por la entidad responsable.

- Derecho a solicitar en cualquier tiempo la actualización y rectificación de sus datos personales y la supresión de los mismos cuando ello sea posible y no se requieran los datos en virtud de las funciones legales del Municipio de Medellín.

- Derecho a revocar en cualquier tiempo la autorización impartida al responsable, en caso de haberla otorgado, y sólo si los datos no requieren ser tratados en el marco de las competencias funcionales de la entidad, aún sin autorización de su titular, de acuerdo con el literal a) del Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

- Derecho a solicitar prueba de la autorización impartida al responsable en los casos en que éste la hubiera solicitado.

- Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

- Derecho a ser informado por parte del Municipio de Medellín sobre el uso de sus Datos Personales, cuando tal información no esté sometida a ningún tipo de reserva.

- Los demás derechos que le asisten en la Legislación Nacional.

VIII. DEBERES DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES:

- Suministrar los datos personales y/o sensibles en forma veraz, exacta, completa y oportuna.

- Ejercer los derechos conferidos por la ley en debida forma, sin abuso alguno.

- Consultar constantemente la información que el Municipio de Medellín publique en su sitio web, en materia de protección de datos personales y temas afines.

- Actualizar los datos personales suministrados.

IX. EXCEPCIÓN A LA AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES:

 De acuerdo con lo establecido en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, en su literal a), las entidades públicas o administrativas no requieren autorización de los Titulares de los datos personales, cuando ellos se recopilen, almacenen y, en general, sean tratados en ejercicio de sus funciones legales. En consecuencia el Municipio de Medellín, por regla general, no solicitará autorización al Titular de los datos personales, cuando el tratamiento de éstos esté basado en las competencias funcionales y objeto misional de la entidad. En aquellos casos en que se realice alguna actividad no contemplada dentro de las competencias funcionales de la entidad, o que se requiera divulgar los datos a terceros distintos de los mencionados en el Capítulo II de la presente Política, se solicitará autorización al Titular de los datos y la misma será conservada y entregada a éste en caso de requerirla.

X. FORMA EN LA CUAL EL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES PUEDE EJERCER SUS DERECHOS:

 El Titular de la información podrá en cualquier momento acceder a los datos suministrados, conocer, consultar, actualizar, rectificar y suprimir su información (esto último cuando ello sea posible y no se requieran los datos en virtud de las funciones legales del Municipio de Medellín), en los términos de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Para ello, el interesado podrá utilizar los siguientes canales de atención:

- Portal web: www.medellin.gov.co

- Presencial: En el Centro de Servicios a la Ciudadanía, ubicado en la Calle 44 N 52 – 165 (Centro Administrativo La Alpujarra) y sedes externas del Municipio (Casas de Gobierno, Mascerca y Centros de Servicios al Ciudadano, los cuales pueden ser consultados por los Titulares en la Línea de Atención o en el portal web.

 Las solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales deberán contener al menos los siguientes datos:

- Identificación del Titular de los datos.

- Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta, petición, sugerencia, queja o reclamo.

- Términos de la solicitud.

- Dirección para la notificación de la respuesta.

XI. PROCEDIMIENTO:

 El Municipio de Medellín atenderá, ante los Titulares o sus causahabientes, consultas, sugerencias y reclamos sobre la información personal del Titular que repose en sus bases de datos, los cuales serán recibidos exclusivamente a través de los canales de atención previamente mencionados.

 La consulta o sugerencia será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En el caso en que el Titular o sus causahabientes consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política o en la ley, podrán presentar un reclamo y será resuelto bajo los siguientes términos y condiciones:

- El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Municipio de Medellín, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección para notificación y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

- Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

- En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

- El término para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, el Municipio de Medellín informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 El Titular o causahabiente sólo podrá elevar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Municipio de Medellín o su respectivo Encargado del Tratamiento, de ser el caso.

XII. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES:

 Para la transferencia y transmisión internacional de datos personales, se observará lo previsto en el artículo 24 del Decreto 1377 del 2013.

XIII. DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN A TERCEROS:

El Municipio de Medellín puede compartir información personal de sus servidores, empleados, contratistas, proveedores, usuarios, ciudadanos y demás Titulares, con cualquier tercero que, en virtud de una relación contractual o legal que éste tenga con el Municipio de Medellín, requiera tener acceso a dichos datos personales.

Adicionalmente, se podrán compartir los datos personales recolectados con terceros aliados o contratistas del Municipio de Medellín, así como con otras entidades del orden municipal, departamental y nacional, con el objeto de que le presten servicios a éste o en nombre de éste, o para la ejecución de planes, programas, proyectos o estrategias conjuntas o, en general, cuando tal acceso o transferencia se requiera por disposición legal.

XIV. INFORMACIÓN ADICIONAL QUE SE DIVULGA

 La información personal y/o de identificación de cualquier persona se podría compartir sin autorización, en los casos contemplados en el Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, los cuales se señalan a continuación:

- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;

- Datos de naturaleza pública;

- Casos de urgencia médica o sanitaria;

- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;

- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

XV. ACTUALIZACIÓN DE ESTA POLÍTICA DE PRIVACIDAD.

 El Municipio de Medellín se reserva el derecho de realizar cambios en esta Política de Privacidad en cualquier momento. Si se realiza un cambio importante en esta política de Privacidad, se notificará publicando un aviso del cambio en el sitio web o a través del envío de correo electrónico, según sea pertinente o requerido por la ley. Se publicarán los cambios en la Política de Privacidad y, si es necesario, se dará a los Titulares opciones adicionales con respecto a tales cambios. Por favor revise esta Política de Privacidad periódicamente para asegurarse de que usted está enterado de cualquier cambio. El uso continuado de sus medios de comunicación después de cualquier cambio o revisión de esta Política de Privacidad significará su aceptación y acuerdo con estos cambios y revisiones.

XVI. NORMAS APLICABLES.

La presente Política de Privacidad para efectos de actividades, datos recopilados y/o información obtenida se rige bajo la normatividad colombiana, específicamente la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, y demás normas que los desarrollen, modifiquen, sustituyan o deroguen, que para todos los efectos será la ley aplicable.

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Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.
- Título: "Biblioteca Jurídica Virtual del Municipio de Medellín - ASTREA"
- Número de edición: 50
- 1Última actualización: 31 de diciembre de 2019 - Medellin
- Periodicidad: quincenal
- ISSN : 2590-809X (En Linea)

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