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Funciones y composición de la Secretaría de Comunicaciones de Medellín
La Secretaría de Comunicaciones es una dependencia del Despacho del Alcalde que tiene como responsabilidad definir las políticas de comunicaciones, así como la planeación, diseño, coordinación, ejecución y evaluación de estrategias de carácter informativo, corporativo, institucional y de movilización de la Administración Municipal.
Funciones de la Secretaría de Comunicaciones
La Secretaría de Comunicaciones tiene como responsabilidad definir las políticas de comunicaciones, así como la planeación, el diseño, la coordinación, la ejecución y la evaluación de estrategias de carácter informativo, corporativo, institucional y de movilización de la Administración Municipal. Sus funciones principales son:
- Dirigir la Política Integral de Comunicaciones para la administración central y sus entes descentralizados.
- Dirigir, formular y orientar el Plan Estratégico de Comunicaciones de la administración central.
- Dirigir, coordinar y acompañar a las dependencias de la Administración Municipal en la planeación, diseño, ejecución y evaluación de estrategias de comunicación, de carácter informativo, corporativo, institucional y de movilización.
- Dirigir el manejo de las relaciones públicas y de protocolo con las diferentes dependencias del nivel central y coordinarse con las entidades descentralizadas.
- Dirigir el proceso editorial y de artes gráficas de la Administración Municipal.
- Planear, diseñar y coordinar las estrategias de comunicación informativa, comunicación organizacional y comunicación para el desarrollo.
- Dirigir y coordinar los programas y proyectos institucionales de radio, televisión, medios impresos y virtuales.
- Dirigir las acciones de prensa del Municipio de Medellín y las relaciones con los medios de comunicación.
- Asesorar a los consejos y comités superiores de la Administración Municipal en los temas relacionados con las acciones estratégicas de comunicación.
- Promover la conformación y el fortalecimiento de redes de comunicación ciudadanas.
- Verificar la efectividad de las políticas y acciones en materia de comunicaciones.
- Coordinar, con la Secretaría de Suministros y Servicios, la realización de los contratos necesarios para obtener los bienes y servicios requeridos y ejercer la supervisión técnica de los mismos.
- Liderar, direccionar y hacer seguimiento a la implementación y operación del pilar de gobernanza comunicaciones, conforme a los lineamientos del Modelo Conglomerado Público Municipio de Medellín.
14. Implementar y ejecutar las políticas y directrices que orienten los procesos de apoyo.
15. Implementar y ejecutar las políticas y directrices que establezca la Secretaría de Gestión Humana y Servicio a la Ciudadanía, en materia de gestión de trámites, procedimientos administrativos, peticiones, quejas, reclamos y sugerencias.
16. Coordinar la estrategia de comunicaciones para la formulación, implementación y ejecución del Plan de Desarrollo Municipal y del Plan de Ordenamiento Territorial y sus instrumentos complementarios.
17. Implementar, mantener y mejorar el Sistema Integral de Gestión para los procesos que dirige o participa, de acuerdo con las directrices definidas por la entidad.
Composición de la Secretaría de Comunicaciones
La Secretaría de Comunicaciones está establecida de la siguiente manera:
- Despacho de la Secretaría de Comunicaciones
- Subsecretaría de Comunicación Estratégica
- Dirección Técnica
- Líder del Equipo de Movilización
- Líder del Equipo de Gestión Estratégica
- Líder del Equipo Digital y Organizacional
- Jefe de Prensa
- Cinco asesores
- 43 profesionales
- Cuatro técnicos
- Tres auxiliares administrativos
- Tres secretarios
- Un conductor
Despacho de la Secretaría de Comunicaciones
Secretaria de Comunicaciones, Carmen Lucía Herrera Zapata
Comunicadora Social, Especialista en Gerencia de Marca y magíster en Paz, desarrollo y ciudadanía. Cuenta con más de diez años de experiencia en los que se destaca su paso por medios de comunicación y el trabajo en el sector público.
Experiencia laboral:
Subsecretaría de Comunicación Estratégica
Subsecretaria de Comunicación Estratégica, Isolda María Vélez Holguín
Comunicadora Social-Periodista de la Universidad de Antioquia, con Especialización en Periodismo Urbano de la UPB. Durante 29 años laboró en el periódico El Colombiano, empresa periodística en la que desempeñó varios roles como periodista y editora. En el primer gobierno del alcalde Federico Gutiérrez (2016-2019) ocupó el cargo de Secretaria de Comunicaciones y luego fue asesora del Despacho de la Primera Dama hasta junio de 2018. Ha sido docente de Periodismo.
Jefatura de prensa de la Alcaldía de Medellín
Jefe de prensa de la Alcaldía de Medellín
Liliana Castaño Giraldo
Comunicadora social de la universidad Luis Amigó, con más de 14 años de experiencia como periodista, subdirectora y coordinadora en medios locales y nacionales, entre ellos Cable Noticias, Rcn radio, Cosmovisión, Teleantioquia y H13N.
Lideré proyectos comunicacionales y periodísticos con empresas privadas, asesorías y preparación de voceros.
En mi trayectoria profesional me he desempeñado como presentadora de noticieros y programas de opinión. Soy una apasionada por contar historias y la comunicación pública.
Equipos funcionales de la Secretaría de Comunicaciones
Equipo de Gestión Estratégica
El Equipo de Gestión Estratégica se encarga de:
- Liderar, orientar y controlar la ejecución de estudios, planes, programas y proyectos relacionados con el proceso de gestión estratégica de las comunicaciones para la gobernanza.
- Acompañar la formulación del Plan Estratégico de Comunicaciones de la Alcaldía de Medellín, en sus componentes informativo, organizacional, corporativo, digital y de movilización.
- Orientar el desarrollo de estrategias de comunicación para la crisis, a partir del diagnóstico, la formulación de alertas y la identificación de situaciones que puedan afectar la gobernabilidad y la reputación institucional.
- Articular el acompañamiento y apoyo que los equipos funcionales de la Secretaría de Comunicaciones brindan a las dependencias del conglomerado para el desarrollo de sus estrategias de comunicación.
Equipo Digital y Organizacional
El Equipo Digital y Organizacional se encarga de:
- Liderar, orientar y controlar la ejecución de estudios, planes, programas y proyectos relacionados con el proceso de comunicación digital y organizacional.
- Contribuir a la gestión de los medios, herramientas y plataformas de información para garantizar la divulgación de los temas estratégicos de la Administración Municipal entre los servidores.
- Garantizar el cumplimiento de las directrices de Gobierno Digital emitidas por el MINTIC y otras entidades del Estado, que regulan la comunicación digital y el uso de redes sociales digitales de las entidades públicas.
- Diseñar estrategias de comunicación digital y de redes sociales para mantener informados a los servidores y ciudadanos acerca de la gestión de la Administración Municipal.
- Diseñar estrategias para la divulgación de las acciones relacionadas con la gestión de las diferentes dependencias de la Alcaldía de Medellín sobre planes, programas, proyectos, servicios, normas y demás temas de interés, dirigidos a los públicos internos de la entidad, a fin de mantener un adecuado flujo de información que contribuya al efectivo desempeño de sus funciones y a una mejor atención de los ciudadanos.
- Formular las políticas, documentos de apoyo y directrices operativas que deben ser aplicadas por los comunicadores de las dependencias de la Administración Municipal, para la correcta ejecución de las estrategias de comunicación interna y la gestión de la información para los servidores.
Equipo de Movilización
El Equipo de Movilización se encarga de:
- Liderar, orientar y controlar la ejecución de estudios, planes, programas y proyectos relacionados con el proceso de gestión estratégica de las comunicaciones para la gobernanza.
- Diseñar estrategias de comunicación en territorio orientadas a promover la vinculación y movilización de los ciudadanos alrededor de los programas, proyectos, servicios y campañas institucionales de la Alcaldía de Medellín.
- Acompañar las actividades del programa Planeación del Desarrollo Local y Presupuesto Participativo.
- Participar en la formulación de los instrumentos que permitan la ejecución y la evaluación de la Política Pública de Medios Alternativos, Independientes, Comunitarios y Ciudadanos de Medellín (Maicc).
- Diseñar y desarrollar estrategias para el fortalecimiento y acompañamiento de procesos y los Maicc.
Equipo de Publicidad y Marca
El Equipo de Publicidad y Marca se encarga de:
- Asesorar a las secretarías de despacho, gerencias y demás dependencias que conforman el Conglomerado Público de Medellín en el adecuado manejo de la marca de la Alcaldía de Medellín, mediante la aplicación de los lineamientos y directrices establecidas en el manual de identidad gráfica y en la normatividad vigente.
- Asesorar el diseño de estrategias creativas, campañas y productos publicitarios de la Alcaldía que contribuyan a visibilizar y promocionar los planes, programas, servicios, normas y demás temas de interés para los habitantes de la ciudad y sus corregimientos.
- Coordinar las acciones requeridas para el diseño y ejecución de campañas institucionales y estrategias creativas desarrolladas en articulación con otras entidades públicas o privadas del orden local, regional, nacional o internacional, referentes a temas de interés público y de servicio a la ciudadanía.
- Direccionar la ejecución de las actividades, producción de elementos y eventos establecidos en las estrategias creativas, campañas y demás componentes de promoción institucional y de proyección de ciudad, desarrolladas por las diferentes dependencias de la Alcaldía de Medellín.
Equipo de Eventos de ciudad
Para los eventos de ciudad se realizan las siguientes acciones:
- Coordinar la logística de los eventos de ciudad y del despacho del Alcalde.
- Liderar estrategias de comunicación para la realización de los eventos y certámenes de ciudad.
- Canalizar los requerimientos operativos para el montaje de los eventos institucionales.
- Validar el uso de la imagen institucional y garantizar una presencia visible en los distintos eventos de la Administración Municipal.
- Se encarga del inventario del material POP de la Secretaría de Comunicaciones.
Equipo de Medios Institucionales
El Equipo de Medios Institucionales se encarga de:
- Asesorar a las diferentes dependencias de la Administración Municipal en la conceptualización y desarrollo de contenidos informativos dirigidos a los ciudadanos utilizando los medios propios institucionales disponibles, en formato escrito, radial, para televisión y medios digitales.
- Desarrollar el proceso de recopilación, redacción, diseño y publicación de contenidos informativos, infográficos y demás géneros de narración, en formato impreso dentro de la ejecución de estrategias para la divulgación de las acciones relacionadas con la gestión de la Administración Municipal.
- Planear, producir y emitir contenidos informativos mediante el uso de diferentes géneros de creación radial y formatos de televisión; para informar a los ciudadanos acerca de los planes, programas, servicios y demás temas de interés relacionados con la gestión de gobierno.
- Redactar, diseñar y publicar contenidos escritos, gráficos y audiovisuales para ser divulgados mediante plataformas digitales y portales informativos, dentro de la ejecución de estrategias para la divulgación de las acciones de la Administración Municipal.
Equipo de Divulgación y Prensa
El Equipo de Divulgación y prensa se encarga de:
- Diseñar estrategias para la divulgación de las acciones relacionadas con la gestión de las diferentes dependencias que conforman el conglomerado público de Medellín, con el propósito de garantizar el acceso a la información sobre planes, programas, servicios, normas y demás temas de interés para los ciudadanos de Medellín y sus corregimientos.
- Diseñar y desarrollar estrategias para garantizar la visibilidad y el conocimiento por parte de los ciudadanos de la gestión de la Administración Municipal, a través de la difusión de información mediante el uso diversas plataformas y la gestión de medios, para el fortalecimiento de la gobernabilidad.
- Asesorar a voceros de las dependencias que conforman el Conglomerado Público de Medellín, en la atención de medios y divulgación de la información de interés para los ciudadanos, con el propósito de garantizar la transparencia y visibilidad de la gestión municipal.
- Asesorar, diseñar y desarrollar estrategias de divulgación de información orientadas a prevenir y enfrentar situaciones de crisis, con el fin de entregar información veraz y oportuna para mitigar el impacto de la desinformación y cuidar la reputación institucional.
Equipo Administrativo
El Equipo Administrativo se encarga de:
- Liderar, orientar y gestionar la contratación y administrar el archivo contractual.
- Identificar las necesidades de adquisición de bienes y servicios de la dependencia y realizar la planeación de la contratación.
- Elaborar, de manera detallada, el Plan Anual de Adquisiciones de la vigencia.
- Proyectar y hacer seguimiento a la gestión de presupuesto, garantizando la adecuada ejecución del mismo.
- Detectar, registrar e implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora del proceso de calidad.
- Acompañar jurídicamente a la dependencia y encargarse de la atención de los entes de control y el Concejo.
- Atender las PQRS y realizar la gestión y seguimiento de las mismas, teniendo en cuenta la eficacia en la respuesta y la oportunidad, de acuerdo con las disposiciones establecidas en la norma y los procedimientos de la entidad.
- Formular y hacer seguimiento a los proyectos de la Secretaría.
Equipo de Relaciones Públicas y Protocolo
Mediante la aplicación de las normas y regulaciones del protocolo ceremonial, con el fin de lograr una adecuada percepción del gobernante y la institucionalidad que representa, el Equipo de Relaciones Públicas y Protocolo vela por el cumplimiento de lineamientos en los diferentes eventos, certámenes, ceremonias y actos institucionales de organización propia o en calidad de invitado, en los cuales hace presencia el alcalde y su gabinete municipal. También se encarga de:
- Garantizar la correcta aplicación de la imagen del Municipio de Medellín en los diferentes actos públicos en los que hace presencia institucional.
- Proyectar, en forma adecuada, la imagen de las personas e instituciones que constituyen el poder establecido, en los ámbitos local, regional, nacional e internacional; como instrumento para lograr las mejores relaciones y contribuir a los objetivos de la organización.
- Ofrecer una imagen de marca institucional mediante la proyección de los valores corporativos y el respeto de los principios institucionales, afianzando su legitimidad.
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