Proyecto de Transformación de la Gestión Documental Electrónica

Un árbol equivale aproximadamente a dieciséis resmas de papel, ocasionando daño ambiental por la tala de árboles, según Greenpeace, el 40 % de la madera talada para uso industrial se usa para fabricar papel. Cada año se pierden unos 15.000 millones de árboles y de continuar así, en 300 años habrán desaparecido por completo. A ello se suma la pérdida de hábitat para especies protegidas, desaparición de flora en vía de extinción o el daño que eso supone al equilibrio del ciclo hídrico.

A través de la transformación de un documento que se encuentra en papel, se va a convertir en un medio electrónico, garantizando su valor original, permitiendo su uso para agilizar los trámites y servicios que ofrece la Alcaldía de Medellín. Estos documentos electrónicos permiten mayor agilidad en su distribución para la atención de los requerimientos de los ciudadanos, agilizando los tiempos de atención a las diferentes solicitudes recibidas en la Alcaldía de Medellín, estructurando un expediente electrónico.

Estos archivos son importantes, ya que mientras sirven al Municipio de Medellín permiten guardar toda la información que aportan los ciudadanos para la gestión y atención de los trámites, registrando todas las evidencias y respuestas para los ciudadanos, esto nos permitirá construir un expediente electrónico que puede ser conservado por varios años, como información histórica que podrá ser consultada por los ciudadanos cuando sean requeridos.

La Gestión Documental Electrónica es la columna vertebral que permite administrar los archivos electrónicos de la Alcaldía de Medellín, para gestionar toda la información entregada por los ciudadanos, guardarla de manera segura y realizar un seguimiento detallado de cada acción que se realiza a nivel de la atención y respuesta de trámites, servicios, PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias), Denuncias Administrativas y en general cualquier solicitud que ingresen los ciudadanos a la Alcaldía de Medellín.

Ya nos estamos preparando para este gran reto, iniciamos planeando cada actividad a realizar y, con el equipo asignado, estamos definiendo las nuevas políticas para la transformación del mundo del papel al mundo digital o electrónico, en estas actividades estamos realizando el inventario de la información, quién la usa y cómo la vamos a guardar por muchos años.

Nos estamos reuniendo con cada área para priorizar los servicios que requieren los ciudadanos y cómo lograr con tecnología que sea más fácil realizar un trámite, servicios o PQRS y poder atenderlo de una manera eficiente y oportuna.

Sí, este reto adoptado por la Secretaría de Innovación se ajusta a la normatividad del Gobierno Nacional, definida por el Archivo General de la Nación y el Ministerio de las Tecnologías y de las Telecomunicaciones (MINTIC); buscando ser un modelo para Colombia en la aplicación de tecnología, normas archivísticas y, lo más importante, un nuevo portafolio de servicios documentales para todos los ciudadanos.

Porque es el organismo del Gobierno Nacional que define las reglas y estándares archivísticos para Colombia y que permite organizar la información, compartirla y guardarla por muchos años para la consulta de todos los ciudadanos. Estas recomendaciones se hacen a través de normas como decretos, resoluciones y conceptos de archivo que debemos cumplir desde la Alcaldía de Medellín, buscando mejorar nuestros procesos y haciéndolos más eficientes, dentro de los tiempos que son requeridos.

Porque es el organismo del Gobierno Nacional que define las reglas y estándares de tecnología para Colombia y que permite a la Alcaldía de Medellín, buscar la mejor tecnología pensando en cómo mejorar la atención de todos los ciudadanos y esto se logra con nuevos proyectos para brindar unos servicios seguros, oportunos y con calidad. Estas recomendaciones se hacen a través de normas como decretos, resoluciones y conceptos de tecnología que debemos cumplir desde la Alcaldía de Medellín, buscando mejorar nuestros procesos de una manera óptima.

Son muchas las políticas que están relacionadas con la Gestión Documental Electrónica como son: cero papel, seguridad de la Información, protección de datos, transparencia, transformación digital, seguridad, acceso a la información y protección del medio ambiente.

Son muchas las tecnologías utilizadas para la Gestión Documental Electrónica, como:

• Programas de computador especializados.
• Escáner de documentos.
• Tabletas de firma.
• Lectores de huella.
• Códigos QR.
• Correos electrónicos.
• Firmas digitales (sistema avanzado para firmar un documento quedando con valor y atributos legales, que reciben en cualquier instancia judicial).
• Sitios web para realizar solicitudes a la Alcaldía de Medellín (sede electrónica).
• Expediente donde guardo todos mis trámites y servicios con la Alcaldía de Medellín.