Banco de herramientas Departamento Administrativo de Planeación - DAP

El Distrito Especial de Ciencia, Tecnología e Innovación de Medellín, a través del Departamento Administrativo de Planeación – DAP, tiene como uno de sus objetivos, mejorar el registro de sus bases de datos con datos personales ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC y el uso efectivo de esta importante información al interior de la entidad.

Para contribuir con el logro de lo antes indicado, se creó este sitio en el cual todas las personas naturales que prestan sus servicios a la entidad (Servidores públicos, contratistas directos, contratistas indirectos y practicantes) pueden certificar en cualquier momento, los archivos, bases de datos o expedientes, físicos o automatizados, que contienen datos personales que utilicen para el cumplimiento de su función, responsabilidad y/u objeto contractual, o pueden modificar la certificación que en algún momento anterior presentaron.

Además de certificar los cambios que se presenten con relación a los archivos, bases de datos o expedientes con datos personales, también se deben reportar cambios relativos a la dependencia (Secretaría o Departamento Administrativo) en la que prestan sus servicios, cambios de cargo e incluso de desvinculación de la entidad.

Es importante indicar que los datos que el DAP tenga sobre el tema, se consideran que son los vigentes para las personas que figuran en la base de datos creada para el efecto y en ese sentido el servidor público, contratista directo, contratista indirecto y/o practicante se hace responsable por la omisión o desactualización de su información en la misma.

Certificación y actualización del uso de archivos, bases de datos o expedientes que contienen datos personales

Los invitamos a ver los siguientes videos en los que, de una forma muy didáctica y sencilla, compartimos información asociada a la protección de datos personales que consideramos de su total interés.

Normatividad asociada a la Política de Protección de Datos Personales

Relacionamos la normatividad asociada a la protección de datos personales, para que constantemente la puedan consultar y despejar las dudas que al respecto tengan o se generen:

Fundamento Constitucional. Artículo 15 Constitución Nacional

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas. En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”

Fundamento Legal

Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del hábeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

Ley 1273 de 2009 “Por medio de la cual se modifica el Código Penal, se crea un nuevo bien jurídico tutelado – denominado “de la protección de la información y de los datos”- y se preservan integralmente los sistemas que utilicen las tecnologías de la información y las comunicaciones, entre otras disposiciones”.

Ley 1581 de 2012 “Por la cual se cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

Decreto Único Nacional 1074 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo”.

Ley 2157 de 2021 “Por medio de la cual se modifica y adiciona la ley estatutaria 1266 de 2008, y se dictan disposiciones generales del habeas data con relación a la información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Distrital 1096 de 2018 “Por medio del cual se deroga el decreto no. 01693 de 2015 y se adopta la política para el tratamiento de datos personales en el Municipio de Medellín”.

Herramientas que ofrece este micro sitio

En el Departamento Administrativo de Planeación hemos desarrollado las siguientes herramientas para que puedan certificar o actualizar la certificación de uso de archivos, bases de datos o expedientes que contienen datos personales, que utilizan para el cumplimiento de sus funciones, responsabilidades y/u objetos contractuales:

Instructivo para el diligenciamiento del formulario y archivo para la certificación o actualización de la certificación. Descarga el instructivo

Los invitamos a que antes de proceder a diligenciar el formulario de certificación de uso de archivos, bases de datos y/o expedientes con datos personales para el cumplimiento de sus funciones, responsabilidades y/u objetos contractuales, lean el instructivo que hemos desarrollado.

Formulario de actualización de la certificación de uso de archivos, bases de datos y/o expedientes con datos personales para el cumplimiento de tus funciones, responsabilidades y/u objeto. Descarga el formulario

Si desean o deben certificar el uso de archivos, bases de datos y/o expedientes con datos personales para el cumplimiento de sus funciones, responsabilidades y/u objetos contractuales, o actualizar una certificación anterior, indicando que no tienen o utilizan ese tipo de información, deben hacerlo a través del formulario que se ha dispuesto para el efecto.
Archivo en Excel para reportar información acerca de los archivos, bases de datos y/o expedientes con información personal. Descarga el archivo en excel

Si tienen archivos, bases de datos y/o expedientes con datos personales a certificar, primero deben descargar el archivo en Excel destinado para ese fin, diligenciarlo, darle como nombre “Reporte_Numero_Documento_identidad_Nombre_Corto_Dependencia” (por ejemplo Reporte_12.345.678_DAP) y guardarlo en tu Home. Una vez diligencien el archivo en Excel, deben ingresar al formulario de certificación, diligenciarlo, anexar el archivo y finalizar.

Estadísticas del Proceso de certificación de archivos, bases de datos y/o expedientes con información personal.

Si quieres conocer como estamos en el proceso de certificación del uso de archivos, bases de datos y/o expedientes con información personal, en el siguiente tablero de control podrán conocer dicha información, que se actualiza mensualmente.

Consultas y sugerencias.

Si tienen dudas sobre el proceso de certificación del uso de archivos, bases de datos y/o expedientes con información personal, o quieren hacer sugerencias de mejoramiento, no duden en escribir al correo electrónico gabrielj.gutierrez@medellin.gov.co, donde gustosamente resolveremos sus dudas o analizaremos sus propuestas para mejorar el proceso continuo de certificación